【例文付き】顛末書とは?書き方3つのポイント

普段から「顛末書」を目にする機会などあまりないかもしれません。いざ「顛末書を書いて欲しい」と指示があった時に途方に暮れてしまう方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そもそも「顛末書」とは何で、どういうことに気を付けて書くのが良いのかその書き方についてポイントを3つに絞ってご説明します。また、例文もご紹介しますので参考にして頂ければと思います。

顛末書とは

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「顛末書」とはどのような書類なのかをご説明します。「顛末書」とは、事故や不祥事があった場合や商品やサービスに問題があった場合にその一部始終の経緯を説明し、今後の再発防止対策を含め報告する書類で、事態の収束後に提出します。

同じような書類に「始末書」というものがありますが、「顛末書」は問題が起こった経緯などを客観的に整理し、再発防止策などを利害関係者に説明することを目的としています。対して「始末書」はミスやトラブルを起こした本人がそれを詫びる反省文的な色合いが強い書類です。

また、状況報告や対応策などを具体的に提示することで、相手との信頼関係を再構築するための重要な手段としても活用されます。「顛末書」とはどのようなものか理解頂けたでしょうか。それでは「顛末書」の書き方について次に3つのポイントをご説明します。

顛末書の書き方3つのポイント


先ほどもご説明したように「顛末書」は反省文ではありません。ですので、個人的な謝罪をするのではなく、客観的にどうしてそういう事態になったのかを記載する必要があります。

また、相手との信頼関係を再構築する目的もあるので、丁寧に記載するようにしましょう。反省文ではありませんが反省の意図を含め、事実を隠さずに書くようにします。

結論から書き始める

「顛末書」はビジネス文章の一つです。ですから、回りくどい言い回しや曖昧な表現は避けて読む人に情報が正確に伝わるように結論から記載します。読む相手の立場になって文章を作成することでより伝わりやすくなります。

書き始めはだらだらと前置きをせず、はじめに結論を端的に記載しましょう。つまり、この文章全体として伝えたいことの要約から書き始めます。その際、個人の気持ちや感想を入れないようにします。「何が起きたのか」「原因は何だったのか」「それに対してどういう対策をとったのか」「今後どうするのか」などの情報を含め簡潔に書くようにすると良いです。

「結論から書き始める」が一つ目のポイントです。

5W1H

繰り返しになりますが、「顛末書」は反省文ではありません。ですので、個人の思いや反省を文章にするのではなく状況をできるだけ客観的に書く必要があります。

「いつ(When)、どこで(Where)、誰が(Who)、何を(What)、なぜ(Why)、どのように(How)」の5W1Hを意識して書くことで文章がより具体的になり誰が読んでも分かる文章に仕上がります。

「5W1Hを意識して書く」が二つ目のポイントです。

「顛末書」では以下の内容を整理してから書き始めると良いです。

  • いつ、どこで、どのようなことがおこったのか。
  • 問題やトラブルがおきたことによる影響はどの程度のものなのか
  • なぜその問題やトラブルがおこったのか
  • 現状どのような対応がとられているのか
  • 今後の対策はどうするのか

誰が読んでも分かるように

「顛末書」は問題やトラブルなどの一部始終の経緯を説明し、今後の再発防止対策を含め報告する書類です。報告書ですので誰が読んでも分かるように記載されていなくてはいけません。これまでご説明してきたように客観的かつ具体的に記載することで誰が読んでも分かる文章にすることが出来ます。

また、社内宛ての場合、今後同じような過ちを繰り返さないように後に残す資料として使われることもあります。ですので、誰が読んでも理解できる内容で簡潔に記載します。

「誰が読んでも分かるように」書くこれが三つ目のポイントです。

顛末書の例文


「顛末書」は出来ることなら書きたくない書類の一つではないでしょうか。しかし、仕事上のミスや失敗は誰にでもおこる可能性があるものです。もしものために参考例として例文をご紹介します。

社内向けの場合

社内宛ての場合、今後同じような過ちを繰り返さないように後に活用されることを意識して記載します。ビジネス文章なので時候の挨拶などは不要です。「顛末書」というタイトルは必ず記載します。

平成○○年○○月○○日
代表取締役社長 ○○様
△△△部 □□□課
山田 太郎
顛末書

平成○○年○月○日、〇〇(株)様へ発注致しました△△△という商品について発注ミスがあり、△△△を発注するはずが▲▲▲を発注してしまいました。
今回の発注ミスについて下記にその原因と今後の対策の詳細を記載致します。

1、 原因
平成〇〇年○月○日、弊社〇〇担当〇〇〇〇がメールにて注文書を送信した際に、誤表記に気付かず▲▲▲を100個発注。
目視確認した際に気付けなかった発注担当者の不注意による誤り。
2、 発見の経緯
〇〇(株)様から納品された際に商品が間違えているという誤注文が発覚。
3、損害
▲▲▲は本来発注を予定していた△△△の代用にはならず、新たに△△△を100個発注する必要があります。そのため、間違って発注してしまった100個分の▲▲▲の代金○○○円分となります。
4、今後の対策
今後は注文書を2人以上で確認する。
注文書の控えを保存し、上長に提出後、確認してもらう。

この度は担当者の不注意よりこのような事態となっていまいました。
ご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ありません。
今回提示させていただいた措置を行い、以後このようなことが起こらないよう徹底致します。

以上

社外向けの場合

社外に顛末書を送らなくてはならない時は社内用よりも使う言葉を選び、より丁寧な記載を意識します。自社の信用にもかかわりますので提出の前に上司に確認するなどして提出することをお勧めします。

平成○○年○○月○○日
株式会社〇〇○
〇〇部長 〇〇〇〇殿
△△△部 □□□課
山田 太郎
顛末書
この度弊社が納品させていただいた製品の仕様がご用命頂いたものと異なっている件について深くお詫び申し上げます。
ご注文違いのものを納品してしまった経緯を調査した結果、ミスの原因が判明致しましたのでご報告申し上げます。


1、 平成〇〇年〇〇月〇〇日、貴社△△△様より仕様変更の依頼を弊社○○部の○○○がお電話にて受け、弊社内の担当者へ確認せずに仕様変更を承ってしまった。
2、 同日○○○が弊社製品担当者である●●●●へ仕様変更を依頼しました。
その際、仕様変更はスケジュール的に不可能という回答を得ていましたが、弊社〇〇〇が他業務に追われる中でその旨を貴社の担当者へと連絡するのを忘れてしまった。
3、 弊社製品担当者は〇〇が貴社へと仕様変更がスケジュール的に不可能の旨を連絡したと思い前回の仕様のまま納品を当初お約束した納品日に行ってしまった。
4、 納品後、機能確認のため御社の御担当者様が使用したところ、依頼した仕様が実装されてないことを認知し今回の事態が発覚致しました。

状況について貴社の〇〇部〇〇〇様に説明し、今回依頼いただいた仕様につきましてご要望に添えない旨をご理解いただいております。
このような事態を起こしてしまった原因は確認不足と思い込みです。
今後は口頭での確認だけではなく、弊社担当者同士で連絡漏れに気付ける環境にするため、システム上での確認をするプロセスを作る。また、変更内容について関係者ならびに上長にも送るように致します。形として残すことで複数人の目で確認する環境を作り、担当者間の思い込みや連絡違いが起こらないように徹底致します。

以上

まとめ

「顛末書」の書き方についてまとめてきました。あまり良い場面で必要とされる書類ではありません。そうであるからこそ、その書き方には注意が必要です。良くこの文章の位置づけを理解して丁寧に記載するようにしましょう。

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