【例文付き】社内文書の種類と書き方をマスターして信頼アップ!

  • 2017-8-25

みなさんのオフィスの中でも日々さまざまな社内文書が交わされていると思います。もしも自分が社内文書を発信する事になった場合、社内文書作成のポイントをおさえておくとスムーズに進めることができます。今回は社内文書の書き方とコツをご紹介します。

知っておきたい社内文書の種類

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社内文書は企業内の連絡、指示、報告、通達などの目的のために利用されます。まずは主にどのような種類の社内文書があるかを見てみましょう。

部署内や関連する社員への連絡を周知するための社内文書

  • 回覧文…業務上の連絡や社内イベント、人事異動など伝える社内文書
  • 通知書…就業規則変更や会議開催、要項を伝える社内文書
  • 伝言メモ…来客や電話があったことを伝える文書
  • 案内書…社内活動などのイベント参加を促す社内文書
  • 依頼書…スピーチは文書作成などを依頼する社内文書

主に上司など上部へ報告などを伝えるための社内文書

  • 報告書…調査、研究、出張などの情報を報告するための社内文書
  • 上申書…上司や役員などに意見を伝えるための社内文書
  • 提案書…社内業務の効率化や改善を提案するための社内文書
  • 届出書…休暇、早退、有給休暇を申し出る社内文書

上部から下部の社員へ指示命令を伝える文書

  • 指示書…業務指示を伝えるための社内文書
  • 通達書…労働条件や採用を伝えるための社内文書

記録を残すための社内文書

・議事録…会議の発言や進行内容を記録するための社内文書
・帳票…請求書や納品書などの伝票や、現金出納帳などの帳簿書類

社内文書の書き方と例文

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社内文書を作成するときの書き方とポイントを見てみましょう。

挨拶を省略

社外文書で頭語として使用する「拝啓」や時候の挨拶などは、社内文書では必要ありません。

敬語の使い方

社外文書で使用する「ご来場賜りますよう」「お願い申し上げます」などの敬語は、社内文書内では必要な部分のみに控え簡潔な文章にしましょう。

宛名の書き方

「関係者各位」「○○部御中」「△△課長殿」など職制名で書きます。

例文

「社員各位
社員研修の件
○○社員研修について下記の通り実施いたします。

日時:平成○○年○月○日(木) 午前10時から午後5時まで
場所:会議室B

以上
担当者:総務部情報システム課 ○○」

今すぐ使える!社内文書のテンプレート

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社内文書は書き方の順序とポイントをおさえるとスムーズに書くことができます。社内文書に記載する項目を上から紹介します。

文書番号

整理保管がしやすいよう必要であれば書きましょう。

発行年月日

「平成○○年○月○日」作成、または発信日

宛名

「社員各位」「○○課長殿」など受信者名

発信者名

「○○部△△課○○」と分かるように書き、必要であれば印鑑を捺印

タイトル

「○○開催の件」「△△研修会についての報告書」など

本文

敬語や挨拶はできるだけ控え、簡潔に伝えるよう文章をまとめる。詳細は別記にまとめる。

別記

日時や実施内容、持参する物や注意事項を箇条書きにまとめる。

添付書類内容

添付書類があればその内容について箇条書きにまとめる。

完結

「以上」と書き、問い合わせ先担当者情報などを付け加える場合は下部に部署・名前・連絡先を書き足す。

社内文書を書く時の注意点

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用件をわかりやすく伝える

社内文書の書き方の重要なポイントは「用件をわかりやすく伝える」ことです。頭語や時候の挨拶、敬語などは省略して用件を簡潔な文章で書きましょう。
社内文書では様々な関係者が目を通す事も多く、例えば回覧文の内容が長文で読み込む必要がある文書だと、後回しにされたりきちんと読んでもらえず伝わらなかった、という事態になりかねません。
必要以上の言い回しや説明を控え、伝えるべき内容を簡潔な文章で書くことが、関係者にすばやく効果的に伝えることにもつながります。

内容を正確に伝える

主文には用件を簡潔に書き、詳細内容や説明事項は別記に書きましょう。この時、日時や場所を文章で書くと読みづらくなってしまうため、要項を箇条書きにまとめて必要な情報がすぐに伝わるようにしましょう。
また、詳しい説明や補足資料が必要な場合は添付書類としてまとめ、添付した資料を箇条書きに付け加えるとより分かりやすくなります。

期限を守る

社内文書の中で、報告書、回覧文や研修、説明会参加の可否など一定の期限内に回答や提出が必要な書類については、発信者側が発行年月日と提出期限をしっかり明記しておきましょう。
また、受信者側で回答、提出の必要がある場合は、提出後に文章を修正する可能性なども想定し期限に余裕を提出しましょう。特に回覧文など複数人がチェックする書類は自分の手元にいつまでも留めず、すぐに次の人へ渡すようにしましょう。

まとめ

いかがでしたか?ビジネスシーンで頻繁に見かける社内文書の書き方やコツについてポイントをしっかり確認できましたか?社内文書は情報をすばやく関係者に伝える役割はもちろんですが、期限を守り分かりやすく伝えることが社内での信頼関係アップにもつながります。社内文書の例文やコツを確認しながらスムーズに作成できるようにしましょう。

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