フリーランスの領収書管理!確定申告で困らない保管方法・必須項目

フリーランスが領収書のやりとりをする際、宛名、住所、印鑑などはどのように記載すれば確定申告のとき困らないのでしょうか?おすすめの管理方法や、金額によって必要な収入印紙についてなど詳しく紹介していきます。

フリーランスにとっての領収書の意義は?

フリーランスにとって領収書はどんな意義があるのでしょうか。飲食店や小売店のレジで「領収書いただけますか?」という言葉を一度は聞いたことがあるかと思います。この領収書は何のために貰っているのでしょうか。

お金の支払または受取の証明書

事業の利益を求める時、「利益=売上―経費」で計算します。売り上げに目が行きがちですが、経費がどれだけかかっているかを把握しなければ正しい利益を出すことができません。この経費を算出する際に、お金を支払った証明として領収書を保管する事が大切です。

サラリーマンの場合は、経理担当者が管理をしてくれることがほとんどですが、フリーランスはそうもいきません。自分で収支管理を行うためにも、支払い・受け取りの証明書である領収書管理は重要な仕事です。(この記事におけるフリーランスは、個人事業主を含みます。)

納品書なども経費計上に使える

事業に使ったお金を経費に計上するためには、下記の項目がわからなければなりません。

  • お金を使った日
  • 使った人
  • 支払った相手
  • 支払い金額

逆に言えば、これらの内容が証明できれば領収書という形をとっていなくても良いということです。本記事では領収書に絞って説明しますが、納品書や航空券、クレジットカードの明細なども経費計上に使用することが可能です。

フリーランス必見!領収書の保管方法とは?

フリーランスにとって領収書は大切な資料。きちんと保管して確定申告等に備えておくことが大切です。手軽にできる保管の仕方や受領した領収書の保存期間などについて見ていきます。

領収書とレシートは全て保管すべき

領収書やレシートは、自分の事業の利益を計算するときだけではなく、確定申告で支払う税金の額を確定させるときにも使用します。しっかりと領収書を管理しておくことで、支払う税金を少なくできる可能性があります。

事業に関することはもちろん、高額な医療費がかかってしまった場合の医療費控除や、寄付を行った場合の寄附金控除などがあります。このような観点から見ても、領収書は全て保管しておくことをおすすめします。

確定申告に備えて整理しておくと便利

保管しておいた領収書は、確定申告のときに提出しなければなりません。提出する方法や注意点については、下記の記事で確認してください。フリーランスにとって、この事務処理はどうしても手間と思われがちです。青色申告を行うときに少しでも手間を減らせるよう、月別、用途別に領収書を保管するなどの工夫をしていきましょう。

青色申告の提出書類・注意点
開業届をしたフリーランスが行える「青色申告」で、提出する書類についてまとめています。領収書の提出方法についても記載しているので参考にしてください。

受領した領収書の保管期間は5年か7年

白色申告の場合は5年、青色申告の場合は7年の保管期間があります。その間に税務調査が入ったような場合に、証拠書類として提出を求められる場合もありますので、いつでも提出可能な状態で保管するようにしましょう。レシートを保管したり記帳したりという雑務が面倒という場合は、領収書やレシートをスマホで撮影して仕訳までできるアプリなどを利用するのもおすすめです。

フリーランスが領収書発行で注意すべき点は?


フリーランスとなると、経費を精算するだけでなく、現金を受け取る場合もでてきます。その場合領収書を発行する必要がありますが、その場合にどのような点に注意して発行すればいいのでしょうか。

必要項目をもれなく記載

領収書を発行した日付、宛名、金額、但し書き、受取人の住所・指名等の必要項目をもれなく記載します。特に領収書を発行した日付は注意が必要です。支払い相手の締め日の違いによって、経理処理が領収書発行月であったり、日付によっては翌月になったりします。きちんと確認せずに発行してしまうと、再発行を依頼されることもあります。

宛名に「上様」は使用しない

「上様」とは、偉い人に対して名前で呼んでは失礼という時代の名残りという説や、「上客様」の略という説もあります。領収書の宛名に「上様」という書くのは避けるようにしましょう。「上様」では、宛名のない領収書とみなされる場合もあります。自分が領収書を受け取る場合も、氏名や屋号などの正式名称を伝え、宛名に書くようお願いしましょう。

改ざんを防ぐ金額の記載方法を実践

金額を記載する場合の注意点ですが、金額をそのまま記載するだけですと、金額の前後に数字を書き込まれて改ざんされる危険性が高くなります。金額の前には「¥」や「金」を、金額の後ろには「-(ハイフン)」や「*」を記載することで、改ざんされる危険性が減るのです。さらに、金額を3桁ごとにカンマで区切っておくと読みやすいですし、金額の記載ミスも減らせます。

金額が5万円以上なら収入印紙を貼付

受け取り代金が5万円以上100万円以下の場合に、200円の収入印紙を貼る必要があります。税込みにすると5万円以上、税抜きだと5万円未満である場合は収入印紙の必要はありません。あくまで税抜き価格で5万円以上でであることが条件です。さらに、印紙には割印も忘れずに押すようにします。これには、印紙の再使用を防ぐ意味があります。

収入印紙の必要性・金額・負担者について
課税文書に貼らなくてはならない「収入印紙」について解説しています。収入印紙が必要な理由や、誰が収入印紙代を負担するかなどを説明しています。

但し書きの書き方

領収書の但し書きに「品代として」と内容を省略して書くことがありますが、フリーランスの場合は、具体的にホームページ作成料、原稿料のように業務内容をわかりやすく書くようにします。但し書きの内容によって、会計処理の仕訳の仕方が変わってきますので、省略せずにきちんと書くようにしましょう。

捺印すべき印鑑の種類

フリーランスの場合、個人名の三文判で問題ありません。印鑑が押してある領収書は「信頼できるものです」という証明のようなものなので忘れないで押すようにします。実印やシャチハタは避けるようにしたほうがいいでしょう。屋号を使っている場合は、屋号の印鑑でも大丈夫です。

領収書の記載様式はどのようにすべき?

領収書の記載様式は具体的にどうしたら良いのでしょうか。領収書を購入して手書きで作成するのもいいですが、領収書のテンプレートが無料でダウンロードできるところがありますので、それを利用してみるというのもおすすめです。

テンプレートを参考にしよう

領収書は、テンプレートが冊子になって売られているものもありますし、業者に頼んで住所などがすでに記載されたものを発注することもできます。フリーランスの方はほとんどの場合会計をデータで管理しているでしょうから、インターネット上でダウンロードできるテンプレートがおすすめです。好みに合わせてさまざまなデザインが用意されています。領収書だけではなく、見積書や請求書などもトータルで管理できる便利なツールもあります。

テンプレートをそのまま使用するのも良いですし、テンプレートを参考に自分が管理しやすい領収書を自作する方法もあります。記載ミスを減らすため、表計算ソフトを使うことが多いようです。

住所は記載しなくてもOK

テンプレートに記載されていても、法的に記載の義務がない項目があります。それは、住所や本名です。自宅をオフィスとして使っているフリーランスの方は、自宅の住所を記載することに抵抗があるかもしれません。その際は、テンプレートから自分の住所を削除しても問題ありません。また、本名を記載したくない場合は、屋号を使うことができます。

まとめ

領収書を保管する意味や領収書を作成する場合の注意点などについてみてきました。宛名書きにはじまって、印紙、但し書きなど細かい注意点が沢山ありました。困ったときは、領収書を作成できるサイトや、クラウドテックなどに登録してサポートを受けてみるというのもおすすめです。

おすすめコンテンツ


ページ上部へ戻る