公文書の定義とは?書き方を知ればビジネス文書にも活かせる!

  • 2017-8-25

みなさんは公文書と聞いてどのようなイメージを持たれますか?ビジネスマンの方は「行政機関の文書だから、企業に勤めている自分にはあまり関係がない。」と思われるかもしれません。しかし、公文書の書き方はビジネスでよく使われる社外文書や社内文書を作成する上でもとても参考になります。また、公文書の保存管理方法などのルールは細かく定められており、社内の文書管理体制にも参考になるでしょう。今回は公文書とはどのような文書か、作成や管理の方法などご紹介したいと思います。

公文書とはいったい何か?

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まず公文書とはどんな文書を意味するのでしょうか?公文書とは、日本の国や地方公共団体など行政機関の職員が職務権限に基づいて作成する文書です。
私文書との違いは、私文書は作成名義が個人なのに対し、公文書は行政機関やその職員の名義で作成されることです。また、私文書は個人が発行するのに対し、公文書は国や地方公共団体、行政機関、独立行政法人など公的機関が作成する文書のため高い社会的信用性があります。
ちなみに、公文書は職務権限に基づいて作成される文書であることから、行政機関職員が私的な都合により作成した挨拶状や退職願などは公文書に含まれません。
なお、先ほども説明しましたとおり公文書は行政機関が作成する文書のため社会的信用度が高いため、万が一偽造、使用した場合は刑法上厳罰が下されます(刑法第2編第17章)。

どんな文書が公文書とされるのか?

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公文書の分類は下記の3つに別れています。

行政文書

行政文書とは、行政機関の職員が職務上で作成、取得、保有した文書のことで、これは紙に限らず写真や図画、電磁的記録なども含みます。ただし、行政機関の発行した文書でも官報や新聞、雑誌、書籍類など不特定多数に向けて発行しているものは除きます。

法人文書

法人文書とは、独立行政法人の職員が職務上で作成、取得、保有した文書のことで、行政文書と同様に写真や図画、電磁的記録なども含みます。

特定歴史公文書等

特定歴史公文書等とは、行政機関や独立行政法人、法人や個人などより歴史的資料として重要な意味を持つ文書として国立公文書館等に移管、寄贈された文書を意味します。

公文書を作る時の基本とは?

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公文書は私文書と違い、公的な信用性を持った文書となりますので、できるだけ簡潔で分かりやすく作成する必要があります。行政機関職員の方が公文書を作成する際の3つのポイントを確認してみましょう。

簡潔に

公文書ではできるだけ簡潔な文章がふさわしく、基本的に敬語表現は使用しません。また、ビジネスシーンで使われる社外文書のような丁寧な文体や「です・ます」は使わず、「~である」という言い方が基本となります。

明確に

公文書では記述に対するルールも定められています。例えば「主語に対応する述語」です。主語に対応する述語がないと内容が不明確になり伝わりません。これはビジネス文書でも伝えやすい文書作成に共通する内容なので、公務員でない方も文書作成時にチェックしてみましょう。
さらに、漢字とひらがなの使用方法も定められています。詳細なルールは文化庁が発行した「公用文の書き方資料集」という資料に記載されており、常用漢字や送り仮名の使い方も指定されています。

具体的に

公文書は、誤解を招かないよう明確に文章を書く必要があります。例えば範囲を説明するときに「~から」と始点を書いた場合は、必ず終了点である「~まで」という文言も付け加える必要があります。

公文書の保存期間と基準は?

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公文書を管理するにあたり、その保存期間が決まっています。つまり公文書は保存期間内に処分、廃棄はできません。また、職員の個人判断により廃棄をすることなく、保存期間とその基準を定め管理されています。
具体的な例を上げると、行政文書の最低保存期間は、その行政文書の内容により分類されており、総務省が発行する「別表 行政文書の最低保存期間基準より確認できます。
行政文書の管理ルールとして、分類、名称、保存期間、保存期間の満了日、保存期間満了後の移管または廃棄、保存場所など必要な情報を管理簿に記載しています。また、この管理内容についてはインターネット等により公表され閲覧できるようなっています。
また、保存期間満了後は国立公文書館等に移管し保存するか、もしくは廃棄するかも規定により定められています。

まとめ

いかがでしたか?行政機関職員の方だけに限らず、企業に勤めているビジネスマンの方にも日常業務で参考になるポイントを見つけることができたと思います。公文書の書き方や保存管理方法を参考にして、これからの業務がさらにスムーズに進むようしっかりとポイントをおさえておきましょう。

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