経緯報告書(経過報告書)の書き方と使えるテンプレート

「経緯報告書(経過報告書)」とは、文字どおり、何らかの経緯や経過を報告するための文書です。同じようなビジネス文章に「顛末書」があります。「顛末書」は事態が収束した後にその一部始終を記載して提出するものに対して、「経緯報告書(経過報告書)」はまだ事態が収束する前に、文字通り事態の経過を報告するものです。仕事上の様々なトラブルや問題が発生した時や進行中の事案の報告が必要な際に作成がともめられる「経緯報告書(経過報告書)」ですが、その書き方次第で問題解決能力や管理能力が試されます。正しい書き方を覚えて対応するようにしましょう。

経緯報告書(経緯報告書)とは?


「経緯報告書(経過報告書)」は進行中の問題や事案について、その進捗状況等を取り纏め、報告することが主な目的となります。作成するタイミングが進行中であること以外、一般的なビジネス文章の書き方と、基本は同じです。
感想文のようにならないように客観的な事実を基に具体的に記載するようにします。進行中の問題や事案の説明ですので時系列にまとめて状況が分かるようにしましょう。

経緯報告書(経緯報告書)の書き方


基本的には一般のビジネス文章の書き方と同じです。回りくどい言い回しや曖昧な表現は避けて読む人に情報が正確に伝わるように記載します。読む相手の立場になって文章を作成することでより伝わりやすくなります。
書き始めはだらだらと前置きをせず、はじめに結論を端的に記載しましょう。つまり、この文章全体として伝えたいことの要約から書き始めます。

経緯報告書の書き方の基本的なポイント

「いつ(When)、どこで(Where)、誰が(Who)、何を(What)、なぜ(Why)、どのように(How)」の5W1Hを意識して書くことで文章がより具体的になり誰が読んでも分かる文章に仕上がります。

また、現在の状況にどのような経緯で至ったのかを時系列で箇条書きにしてまとめます。ボリュームが多い場合には別紙にするなどの工夫をすると良いでしょう。

「経緯報告書(経過報告書)」は現在の状況を取りまとめて報告し、報告相手に理解してもらうことを目的にしています。ですから「現在の状況がどうなっているか」「そこにいたった経緯はどうだったのか」「今後どのようになりそうなのか」の3点を盛り込むと良いです。

社内向けの経緯報告書の書き方

「経緯報告書(経過報告書)」で大切なことは、報告対象の問題や事案の進捗状況について、どのように判断しているのかを示して、記録することです。後々説明責任を求められた場合においてもきちんと説明ができる内容になっている必要があります。

社外向けの経緯報告書の書き方

社外向けの「経緯報告書(経過報告書)」でも同様に報告対象の問題や事案の進捗状況について、どのように判断しているのかを示して、記録することが大切です。

社外向けの「経緯報告書(経過報告書)」は、状況を正しく理解してもらい今後の対応策などについて協議する場合に利用されることが多いです。ですから、相手との関係を良く理解した上で分かりやすい説明を心掛けるようにしましょう。

憶測で状況や今後の展望について記載するのではなく、客観的な事実に基づいて報告することが重要です。公式な文章になりますので提出については上司など責任ある人と相談の上出すようにすると良いでしょう。

経緯報告書の使えるテンプレート


「経緯報告書(経過報告書)」には一般のビジネス文章のフォーマットを活用するのが良いです。参考までに社内向け、社外向けの「経緯報告書(経過報告書)」のテンプレートをご紹介します。
内容や目的に合わせてこれまでご説明した内容を参考にカスタマイズしてご利用ください。

社内向けの経緯報告書

○○部 ○○課
○○ ○○殿
○○○○年○○月○○日
○○部○○課
山田 太郎
○○に関する経緯報告
○○月○○日より進めております○○について(○○という進展がありましたので/原因が明らかになりましたので/○ヶ月が経過しましたので)状況とその経緯をご報告いたします。

1.これまでの経緯
(5W1Hを意識して時系列で記載すること)
2.現状の進捗状況
(内容を簡潔に記載すること)
3.今後の見通しと対応について
(今後の見通しについて客観的な事実を基に具体的に記載すること)
以上

社外向けの経緯報告書

社内向けよりもより丁寧な表現で記載するようにすると良いでしょう。

○○○株式会社 御中
○○ ○○様
○○○○年○○月○○日
○○○株式会社
○○部○○課
山田 太郎
拝啓
平素は、格別のご愛顧を賜り、厚くお礼申し上げます。
さて、○○月○○日より進めております○○について(○○という進展がありましたので/原因が明らかになりましたので/○ヶ月が経過しましたので)状況とその経緯をご報告いたします。ご確認の上ご質問等ございましたらご連絡頂ければと思います。
敬具

1.これまでの経緯
(5W1Hを意識して時系列で記載すること)
2.現状の進捗状況
(内容を簡潔に記載すること)
3.今後の見通しと対応について
(今後の見通しについて客観的な事実を基に具体的に記載すること)
以上

まとめ

「経緯報告書(経過報告書)」についてまとめてきましたが、ビジネスにおいて現状を正しく把握しレポートする能力は基本です。また、正確で分かりやすい報告書は周囲との信頼関係構築にとても役立ちます。 ご説明して来たポイントを活用して頂きご活用頂ければと思います。

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