稟議書の書き方を解説!修理や購入時に使える例文もチェック

多くの会社では、重要なことを決める時には会議を行って決めます。しかし時間を割くことができないこともあり、その都度会議を開くのも手間になるケースがあるのです。その際に活用されているのが稟議書になります。今回は、決定事項をスムーズに承認するために利便性が高い稟議書の書き方を学んでいきましょう。

ビジネスシーンで使う稟議書とは?


良い稟議書を書くためには、どのような意味を成し役割を果たすのかを知ることが大切です。目的が明確になると、自然とどういった内容の稟議書を書かなければならないのかが見えてくるでしょう。

稟議書は、担当の方が案を文面にて作成し、上司や関係者に承認をもらう目的で作成するものです。時間を割いて会議を開く必要がなくなるため、業務を効率よく動かすことができます。

主に他社と業務提携を結ぶ時、経費で商品を購入する際に必要となる文章です。大きな事業に関することなら、しっかり会議を開いて決定するのが適切でしょう。しかし、多少上司や関係者と相談すれば決められることもあります。そういった場合稟議書に内容を詳しく掲載して許可をもらうほうが、効率が良くなる可能性があります。

大人数の会社などでは特に利便性が高くなる傾向があるため、正しい作成方法を理解して効果的に活用することが大事です。

稟議書の基本構成を理解しよう


実際に稟議書を作成する前に、基礎をしっかり理解しなければなりません。文章の基本構成、盛り込むべき内容について解説していきます。

稟議書は、企業ごとに所定の書式が定められており書く形式が決まっていることが多いです。書く前にはどのような形式であるかを確認してから書く必要があります。

また、結論を先に記す、表現に説得力を持たせる、前例があるなら参考にするということが重要です。これらの要素を盛り込むことで、承認率が上がるでしょう。

企業ごとに細かく形式は変化しますが、基本的に稟議書は以下のような構成になります。

  1. 宛名宛先
  2. 管理番号
  3. 作成年月
  4. 作成者氏名、所属部署
  5. 承認者の捺印欄
  6. 回覧先の記載欄
  7. 保存期間

記載事項に不備があると、良い文面で書いても承認されないおそれがあります。そのため基本に忠実に作成するようにし、曖昧な事項がないようにすることが重要です。

そのまま使える!実例で見る稟議書


具体的にどのような文面で記されているのか、実例を挙げていきます。どのようなケースで使われているのか、理解が必要です。

1.経費でパソコンを購入する場合

パソコンの購入について

下記のものについて、購入許可をいただきたいので、お伺いいたします。

  • パソコンの製品名
  • 購入価格
  • 必要だという理由

業務で使用しているパソコンが故障し、業務に支障が出ているため早急な補充が必要です。希望のパソコンは性能が良く業務も円滑に進められる可能性が高いため購入を検討しています。

2.スタッフを雇用していいかどうか

新規スタッフの雇用について

来るべき繁忙期に備え人員を確保するために新規スタッフの雇用を許可していただきたくお伺いします。

  • 雇用期間
  • 補充職種と具体的な人数
  • 給与、待遇など
  • 掲載先(サイト名)など

3.社内行事を開催する許可

かねてより社員一同の希望があり、忘年会を開催したく下記の通りお伺いいたします。

  • 日時
  • 開催予定場所
  • 費用

基本的に上司の判断がなければ決める権限がないことに対して稟議書は使われます。社内行事でも、経費を使う場合があるので正式に許可をもらって開催しなればいけません。スタッフを雇う場合は、人件費が関わってくるのでむやみ雇うことはできないのです。

稟議書作成の際に気を付けるポイント


稟議書作成の基本を抑えることができたら、より承認されやすいものを意識して作成していくこと大事です。書く時に気をつけるポイント、コツをご紹介していきます。

マイナス要素をカバーする書き方を心掛ける

稟議書は、プラス要素よりもマイナス要素が重要視される傾向があるのです。であるため購入にあたるリスクをどのように解決したのかを明記しましょう。想定できるマイナス要素は許容範囲内であるということを示すことも大切です。

承認者の特徴を把握する

稟議書を承認している方が同じなら、以前どのような文面のものが通ったのかを参考にするのも一つの手段です。どのような稟議書なら好まれやすいのか、好みを掴むことも重要な要素になります。

文章を少しだけ変えるのは不適切ですが、大まかな文章の軸を把握することができれば、稟議書を作る時にどういった点を重視する必要があるのかが分かるはずです。

まとめ

会社の業務提携や商品購入、雇用など様々なシーンで活用されるのが稟議書になります。文章を書く時には、基本の構成、ポイントを抑えて承認率が高い文面を研究し、承認率が高いものを作成することを心掛けましょう。

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