理由書の書き方のポイント・例文紹介!

社会人として、ビジネスにおける書類作成の正しい書き方を身につけなければなりません。その中でもトラブルが起きたときには理由書を提出する必要があります。質の高い理由書を作成出来ることは仕事に大きく役立ちます。正しい理由書の書き方について紹介します。

理由書とは?


会社に提出をする理由書は、会社に何らかの迷惑をかけたときであることが多いです。類似している書類として事故報告書がありますが、事故報告書は事故が起きたという事実のみを伝えることが目的です。

理由書は会社に迷惑をかける行為(遅刻や欠勤)がどのようにして発生したかを明確にする書類です。つまり、理由書は発生したトラブルの理由をはっきりさせることで、今後のトラブルの再発防止を図るための書類です。

理由書の書き方のポイント


理由書によってミスや失敗を正しく受け止め、次に生かせるようになります。それでは、良い理由書を作成するには何を意識すればよいのでしょうか。正しい理由書の書き方やポイントについて紹介します。

原因と経緯・謝罪・今後の対策を書く

理由書のポイントとして欠かせないことは、原因・謝罪・今後の対策を盛り込むことです。トラブルの原因や発生した経緯を明確にしなければなりません。トラブルに対する反省を示すため、謝罪や再発防止策を書いておきましょう。理由書は、トラブルを分析して、次に繋がる対策を示すことが重要です。

わかりやすく記載する

ビジネス書類の基本ですが、わかりやすく記載することを心がけましょう。職場の上司が、事故報告書や理由書などで最初に目を通すことが多いのは結果の欄です。どういう結果に対しての報告書であるかによって、対応する優先順位を決めるためです。結論を最初に書いて、短くわかりやすくと言うスタイルにした方が良いでしょう。細かい情報は後半にふれていくことが一般的です。

今後の対策を明記する

理由書は、トラブルの原因や経緯を明確にすることが重要です。その次に重要なことは、今後の対策を明言することです。理由書を提出させる目的は、トラブルの再発を防止させることです。トラブルの原因を明確にしたあとは、再び同様の失敗やミスを起こさないための対策を考え、しっかり明記しましょう。

パターンごとの理由書例文


理由書の提出を求められるトラブルは、意識改革をしないと再発する可能性が多いものがほとんどです。代表的な状況と言えば、遅刻や作業の遅延、長く続いている欠勤、社内の備品をたびたび紛失するなどです。しっかりと意識をして再発を防ぐには、どのような理由書を作成するべきでしょうか。パターンごとの理由書のポイント、例文を紹介します。

遅刻・遅延理由書

遅刻や遅延に対する理由書のポイントは、反省を伝えることと再発防止を宣言することにあります。理由だけを書き連ねると言い訳のような印象を与えかねません。誠実に理由と再発防止策を明記しましょう。

遅刻理由書例文

平成○○年○月○日
○○部○○課 ○○○○殿

○○部○○課 △△△△ ←記載者名を書き押印も必要

反省文
私は平成○○年○月○日、体調不良より始業時間に遅れました。
これは日頃の生活や体調管理が十分でないことが原因です。
この遅刻と作業の遅延より、会社や職場の皆様にご迷惑をお掛けしましたことを心より申し訳なく思います。今後は生活や体調管理を徹底し、このようなことを繰り返さないよう邁進して参ります。

欠勤理由書

欠勤理由書は、無断で欠席した場合に提出を求められることが多いです。遅刻や遅延に対する例文書式と大きな違いはありません。周りに対する謝罪の気持ちと、再発防止にかける具体的な説明が重要になります。欠勤理由書の提出を避けるのであれば、日頃から会社への報連相(報告・連絡・相談)は習慣として欠かさないことがポイントになるでしょう。

紛失理由書

紛失理由書は、職場の備品を破損・紛失した場合に提出します。よほど高額の物ではない限り、一度目で作成を求められることは可能性として低いです。紛失を複数回繰り返している社員に作成が促されることが多いので、慎重に書類を作成しましょう。

紛失理由書例文

平成○○年○月○日
○○部○○課  ○○○○殿

○○部○○課  △△△△←作成者の名前と押印

理由書提出の事由
職場内において、会社の備品(会議室のスペアキー)を紛失。

理由
会議終了時に指定場所へ返還することを忘れ、そのまま外回り先へ外出し、移動途中に落としたものと思われます。日頃から職場の備品管理に対する意識が低いことが原因と考えます。
今回は備品を紛失したことにより会社の皆様にご迷惑をおかけし、心より反省しています。今後同じようなことが起きないように、備品管理に対する意識を徹底し、信頼回復に努めます。

まとめ

今回は、社内でトラブルを起こした際提出を求められる理由書について、書き方のポイントを紹介しました。理由書は事故報告書とは違い、トラブルの原因や理由を明確にする書類です。トラブルを起こした場合は、速やかに理由書を作成し、反省と今後の再発防止策を示しましょう。正しい理由書の書き方を身につけることで、ビジネスでの評価も変わってきます。

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