始末書の正しい書き方とは?すぐ使える例文つき!

  • 2017-8-25

よくある事ではないですが、突発的な事故や紛失等で必要になる始末書。 会社によっては決まったフォーマットが指定されていない場合も多いので、事例や最低限注意しておきたい事項について、例文つきでご紹介します。

始末書が必要な状況とは?

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会社により異なりますが、基本的には、不始末やミス、業務上のトラブルが発生した際に提出が必要になります。内容としては、トラブルの詳細をまとめ、会社に対しての謝罪や再発防止策を提示する事が必要になります。
具体的に、どのようなトラブルが起きた際に必要かを、文例も交えて見ていきましょう。

 

始末書の文面テンプレート

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紛失時

会社から貸与されている携帯電話を電車内で紛失してしまった場合

代表取締役社長 〇〇様                  平成〇〇年〇〇月〇〇日

始末書

この度は、会社より貸与されている携帯電話を平成〇〇年〇〇月〇〇日に帰宅途中の電車内で紛失してしまいました。
警察には当日中に遺失物届を提出いたしましたが、その後、警察からの連絡はない状況です。
携帯内には顧客の連絡先やメールでのやり取り等は保存されておりませんが、翌日に携帯電話会社に連絡し、携帯の使用中止とロックの手続きを行っております。
今後は、このようなミスを起こすことが無いよう、携帯電話を使用するとき以外は鞄等に入れ細心の注意をはらいます。
この度のミスを深くお詫びするとともに、今後は同様の事がないよう誓約の証として本書を提出いたします。

〇〇部
山田太郎

交通事故

社用車で交通事故を起こしてしまった場合

代表取締役社長 〇〇様                  平成〇〇年〇〇月〇〇日

始末書

この度は、〇〇年〇〇月〇〇日午後〇〇時頃、〇〇区〇〇の交差点で赤信号停車中の乗用車に後ろから追突する事故を起こしてしまいました。原因は、訪問予定のお客様に対しての提案内容を考えていたための前方不注意になります。
双方ともに怪我はない状況でしたが、両車両に破損がありましたので警察、保険会社に〇〇時に連絡いたしまして、保険会社のほうで事故処理を行って頂き、相手様も納得頂き解決しております。
今後は、このような事故を起こすことのないよう、安全運転に取り組むとともに細心の注意を払い運転してまいります。
この度は、会社に対して多大な、ご迷惑と損害を与えてしまい、大変、申し訳ございませんでした。
今後は同様の事がないよう誓約の証として本書を提出いたします。

〇〇部
山田太郎

遅刻、欠勤

短期間での度重なる遅刻と欠勤をしてしまった。

代表取締役社長 〇〇様                  平成〇〇年〇〇月〇〇日

始末書

この度は、〇〇年〇〇月~〇〇年〇〇月の間に遅刻〇〇回、欠勤〇〇回をしてしまいました。
〇〇部長からの再三の注意にも関わらず、遅刻〇〇回、欠勤〇〇回も繰り返してしまった事は、社会人としての自覚の甘さ、自己管理能力が欠如した結果であり、深く反省をしております。
今後は、自己管理能力を上げることと、体調管理にも気を付け、同様の事が起きないように徹底し業務に邁進してまいります。
この度のミスを深くお詫びするとともに、今後は同様の事がないよう誓約の証として本書を提出いたします。

〇〇部
山田太郎

始末書作成時の注意点とは?

正式な書き方、構成で作成する事

基本的には便箋に手書きで作成するのが正式な始末書になります。構成としては以下が基本的な流れになります。

  • 宛先(社長あてが大半だが、場合によっては、支店長や部長あてなどのケースもある)
  • トラブルの具体的な内容(いつどこで、何が起こったか)
  • 対応内容と再発防止策(現時点でどう対応していて、再発防止策には具体的に何をするか)
  • お詫び(大事なのは、ミスを認め、今後同様の事が起こらないようにすることが大事です)

また、一般的には便箋に縦書きするのが正式な書き方ですが、最近では横書きも認める会社も増えてきているようです。
どうしても心配な場合は、先輩社員に過去の事例を聞き、それに合わせた書き方にしましょう。

正直に誠実に書く事

始末書を受け取る側は、始末書の内容に注目しています。言い訳や正当性を主張することは、逆に悪印象を与えることもあります。
自分に非が無い可能性があったとしても、素直にミスを認め謝罪し、誠意を見せることが得策でしょう。しかし、度をこした謝罪や感情に訴えかけるような内容にならないようには注意が必要です。

提出時のマナーを守る事

始末書は、封筒に入れて提出するのが正式なマナーです。封筒は出来れば白無地のものを使用し、二重封筒であれば更に良いでしょう。
宛名は必要なく、筆ペンもしくは黒ペンで、表面には中央に始末書、裏面には中央左側に自身の所属部署名、氏名を記載しましょう。

まとめ

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始末書を作成する上で最も大事なことは、始末書を提出する事ではなく、ミスを認め心から謝罪し、再発を徹底的に防止する事です。
その上で、上記で紹介した文例、注意点を守って作成すれば、基本的には問題なく始末書を作成することが出来るはずです。

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