仕事の優先順位つけの5つのポイント|正しく効率化して定時で帰ろう!

  • 2017-8-25

国が推進をしている働き方改革の動きを受けて、残業をしない働き方に注目が集まっています。そんな中で、「残業をなくせと言われても、仕事量は変わらないから家で仕事をする量が増えるだけだ。。」と思っている方も多いのではないでしょうか。 なぜ、涼しい顔をして同じ仕事量を時間内で終わらせ成果を出している人が居る中で、 残業を家に持ち帰っても終わらすことが出来ず仕事が溜まっていく一方の人が居るのでしょうか。その違いは、優先順位の付け方かもしれません。 ここでは仕事の優先順位を決め、仕事の効率を上げるコツをご紹介します。

自分の優先順位の決め方の軸を持つ

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「重要度」「緊急度」で分ける

優先順位を決めるときに一番有名な方法は「重要度」と「緊急度」で分ける方法ではないでしょうか。この方法は、「重要度の高いものと低いもの」と「緊急度の高いものと低いもの」の2軸で仕事を別けるというものです。一般的に以下の順番で優先順位を決める方法がお薦めされています。

  1. 重要度が高く、緊急性の高い仕事
  2. 重要度が低く、緊急性の高い仕事
  3. 重要度が高く、緊急性の低い仕事
  4. 重要度が低く、緊急性の低い仕事

やらない勇気を持つ

先ほどの優先順位決めで、「一般的」な優先順位の決め方と言いましたが、その理由は、「重要度が低く、緊急度の高い仕事」はそもそも「やる必要があるのか」を一度考えた方が良いと考えるからです。

重要度が低いものの中には、そもそもやらなくて良いものや、昔はやるべきだったが今はやる必要がないものが含まれています。その仕事を本当にやるべきかを見直す時には、自分や組織が目指している成果を得るために必要なことかどうかを主軸にして考えてみましょう。
そして、成果を得るためにやる必要がないと感じたら、勇気を持ってやらないことを選択しましょう。

上司に優先順位を確認する

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完璧に優先順位を決めた後に、その優先順位を予期せず大きく変えられる可能性があるのが上司の存在ではないでしょうか。仕事をする上で、上司や同僚との連携は避けては通れない道です。ここでは、特に上司をうまく巻き込みながら優先順位を決めていく方法をお伝えします。

仕事の依頼をもらった時に確認する

上司から頼まれた仕事を完成させて提出をした時に大幅な修正を受けたことや、自分が想定していた期限よりも早く仕事の提出を求められたことはありませんでしょうか?
これらのことは、上司と最終的な完成イメージと期限のすり合わせが出来ないことが原因であることがほとんどです。
その予防において一番大事なのは、仕事の依頼をもらった時に最終的な完成イメージと期限を聞くことです。最終的な完成イメージは、お互いの認識の齟齬がないように出来る限り絵や言葉に落としてすり合わせをするように心掛けましょう。

途中で方向性を確認する

優秀な上司であればある程、依頼を受けて時間が経つと考えていることが変わってくることがあります。依頼をもらった時に認識のすり合わせをしても、途中で方向性に変更がないか、当初すり合わせをした内容から仕事の進め方がズレていないかを確認することが重要になってきます。
この中間報告を入れることで、最終的に大幅な修正が必要になることはほとんどなくなるでしょう。

仕事の時間を見積もる

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いざ、仕事に取り掛かると想定していたよりも時間が掛かったり、仕事を進める上でコミュニケーションを取るべき相手が捕まらなくて仕事が予定していた時間内で終わらなかったということはありませんでしょうか?

すぐ一度やってみる

仕事に必要な時間の見積もりミスを防ぐためにお薦めの方法が「まず5分やってみる」です。これは特に、今までやったことのない仕事の場合にやることをお薦めします。
5分でも取り掛かると、その仕事の難易度が分かり、簡単ですぐに終わらせそうな仕事であればその場で終わらすことが出来ます。

コミュニケーションを取る時間を決める

まず5分仕事をやってみた時に、相談するべき相手が居る場合は先にその人の予定を押さえましょう。そうすることで、いざ仕事に取り掛かる時にはスムーズに進めることが出来るようになります。

優先順位の管理表をつくる

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仕事の優先順位を決めていても、やるべき仕事自体を忘れてしまったことはありませんか?ここでは、優先順位の管理の仕方をご紹介します。

前日にTODOリストに整理をする

まず、自分のやるべき仕事を全て書き出してリストを作成しましょう。書き出すことで、自分がやるべき仕事が何なのかが一目で分かるようになります。
リストを作成したら、毎日仕事を終える前に翌日のTODOリストを見て、優先順位を付けることをお勧めします。前日にリストを整理することで、翌日は考えることなく仕事に取り掛かることが出来ます。

自分がいつでも見れる場所でリストを管理する

TODOリストは自分がいつでも見れる場所で管理するのが良いでしょう。例えば、手帳やスケジュール管理ツールなどが一般的です。TODOリストは新しい仕事が入ると変わっていくものなので、すぐに書き換えが出来る身近なものが良いでしょう。

時間帯で仕事の種類を分ける

いざ仕事に取り掛かったものの頭が働かず全く捗らないことがあると思います。それは、仕事の種類によって実行する時間帯を別けることで解決するかもしれません。

思考系、タスク系、コミュニケーション系で分類

仕事の種類は思考系、タスク系、コミュニケーション系の3種類に分けることが出来ます。まずは、自分のTODOリストを3種類に分類してみましょう。
思考系は、時間を取って考える必要があるもの、タスク系は思考をせずに進めることが出来るもの、コミュニケーション系は同僚や上司とコミュニケーションを取りながら進めるべき仕事です。

午前中は思考系がお薦め

そもそも人間の脳は、午前中が一番疲れておらず思考系の仕事に向いていると言われています。思考系の仕事が後回しになってなかなか前に進められない方は、朝の時間を強制的に確保して、思考系の仕事に取り組むことをお薦めします。

まとめ

仕事を効率的に終わらせて成果を出し、プライベートの時間もしっかり確保したいと思う方は多いと思います。がむしゃらに仕事に取り掛かるのではなく、一度自分が取り組むべき仕事を見つめて優先順位を付けることで効率は大きく上がります。優先順位を決めることが苦手な方は今回お薦めをした方法をぜひ一度試してみてください。

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