フリーランス・個人事業主必見!経費で落とせる費用と注意点

フリーランスや個人事業主の場合、経費に計上できる項目にはどのようなものがあるのでしょうか。家賃や食費、交通費など、プライベートか仕事か区別が難しいものもあります。また、経費に計上できる上限についても知っておかなければなりません。そこで今回は、経費として計上できる費用について、紹介していきます。

経費とは?

仕事をするのに必要な費用項目

収入を得るための支出、仕事を完成させるための費用を「経費」といいます。基本的に経費のかからない仕事はなく、ビジネスをするうえでは無視できるものではありません。特にフリーランスの方は、自分で経費を管理することがほとんどであるため、収入と同様のレベルで注意を払っておく必要があります。

経費を正しく計上して節税を

税金の計算に用いられる所得は、売上から経費を引くことで求められます。求められた所得に税率を掛けることで、納税額が算出されます。式にした場合は「(売上-経費)×税率=納税額」となります。左記の計算式を見ても分かるとおり、納税額は経費が増えれば増えるほど安くなる仕組みです。

フリーランスが計上可能な経費とは?


こちらでは、フリーランスを法人化していない個人事業主と定義して経費の説明をします。

個人事業主とフリーランスの違い
フリーランス、個人事業主の違いについてはこちらの記事を参照してください。

開業費

開業のための支出は、開業費として経費で引き落とせます。企業案内のパンフレットとホームページや、事業を開始するための書籍代、名刺代、インターネットなどの通信設備代が含まれます。

注意点として、長期間使える固定資産は開業費として引き落とすことはできません。こちらは減価償却という方法で、使える年数分、毎年徐々に経費として引き落とします。

地代家賃(駐車場代含む)

仕事場や事務所用として土地や部屋を借りている場合は、賃料を経費として計上できます。また自宅を事務所に使っている場合にも、仕事に使用している割合に応じて、賃料を経費とすることが可能です。

水道光熱費

仕事で使用する水道光熱費は、経費として計上できます。地代家賃と同様、自宅を事務所に使っている場合も、仕事で使用した割合に応じて経費となります。

通信費

電話代やインターネット料金、さらには切手代なども、計上することが可能な経費です。電話やインターネットを個人用としても使用している場合は、使用時間で割合を求めるなどして計上します。

広告宣伝費

広告宣伝費としては、ポートフォリオをまとめたサイトにかかったドメイン料やサーバーのレンタル料が計上できます。さらに、名刺や年賀状にかかった費用なども計上可能です。

旅費交通費

仕事の移動にかかった交通費はもちろん、移動先でホテルに泊まった場合の宿泊費なども旅費交通費として経費とすることができます。フリーランスのうちにはあまり関係がありませんが、従業員を雇って社員旅行に行った場合は、旅費交通費ではなく福利厚生費として計上することになります。

消耗品費

ボールペンやメモ帳、コピー用紙などの小物に加え、10万円未満のパソコンや机といったものも消耗品費として計上できます。また、使用可能期間が1年未満のものであれば、10万円以上であっても消耗品費として扱えます。

新聞図書費

新聞図書費として計上できるのは、仕事のために購入した本や雑誌、新聞などにかかった費用です。仕事で利用する目的であれば、ニュースサイトの契約料といったものも新聞図書費に該当します。

諸会費

諸会費とは、仕事上所属する義務が発生する団体へ支払う会費のことをいいます。具体的には同業者組合や商工会議所、町内会などへ支払う会費が諸会費となります。

減価償却費

減価償却費とは10万円以上するものを購入した場合に、一括で経費に計上するのではなく、国税庁が定めた耐用年数(使用可能年数)に応じて、分割して計上する経費のことを指します。12万円のパソコンを購入したケースを例にあげるとすれば、パソコンの耐用年数は4年と設定されているので、経費に計上できるのは1年ごとに3万円です。

ちなみに、確定申告を青色申告で行えば「少額減価償却資産の特例」という制度が受けられます。小額減価償却資産の特例とは、一括で経費に計上できる金額の範囲が、10万円未満から30万円未満に増額される制度です。2018年3月31日までに購入したものが適用対象となります。

接待交際費(食費)

仕事のために発生した食費であれば、接待交際費になります。交際費、会議費という名目になることもあります。食費を経費として落とすには、その食事があった日にち、一緒に食事をした相手と関係、参加人数、店の名前・住所が必要になります。

上記以外の経費一覧

ここまで紹介した経費以外の経費としては、報酬の振込にかかった「支払手数料」、仕事で使用するものの作成依頼にかかった「外注工賃」、自分と家族以外の従業員の給料としてかかった「給料賃金」などがあげられます。

経費で落とすために気を付けること

領収書やレシートを保管する

経費を計上するときに領収書やレシートを提出することはありませんが、経費として計上した領収書やレシートには、申告後7年間の保管義務が発生します。万一税務署からの提出要求に応えられなければ、脱税を疑われる可能性もあるため、領収書やレシートの取り扱いには十分注意しておきましょう。

フリーランス必見!領収書の管理方法と発行の注意点
確定申告や資金繰りの管理のために役立つ、領収書の管理方法を紹介しています。

確定申告前に費用割合と内容を再確認

事業用にも個人用にも使用しているものを経費として計上する場合は、費用割合を合理的に説明できるよう準備しておいてください。費用割合が合理的ではないと判断されたものは経費として計上できないので、一度算出した費用割合は確定申告前に再確認しておきましょう。

経費の上限を超えていないか確認

経費の中には、上限のあるものとないものがあります。例えば、一括で計上できる備品代は10万円未満とされています。これは白色申告をした場合の金額で、青色申告にすれば30万円未満まで上限が上がります。ただし、年間の総額が300万円までという条件付きです。

適正な経費率になるようにする

経費率とは、事業の支出に対する経費の割合のことです。以前は確定申告に使われていましたが、今では使われていません。

税務署は概算経費率というものを提示しており、業種別に適正な経費の割合を示していました。そのため、確定申告に使われなくなった後も、事業の経費率の健全さを測る指標として活用されているのです。

経費率は事業によって異なるので、フリーランスなら〇〇%と言い切ることはできません。また、経費率はあくまで参考値ですので、適正な会計処理を第一としましょう。

まとめ

経費を無駄なく計上した場合の節税効果は、とても大きなものとなります。収入が増えれば増えるほど、かかる税金も段階的に増えていくので、フリーランスは特に経費に気を配っておかなければいけません。

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