【必見!】契約書の製本方法と製本をするメリット

  • 2017-8-25

複数ページにわたる契約書を作成する際には、製本するのが一般的です。ただし、なかには、製本作業自体が大変・苦手と感じている方もいらっしゃるかもしれません。そのような皆さんのために、製本するメリットと、上手に製本するためのコツや注意点も合わせて、契約書を製本する方法をご紹介します。

契約書作成時に製本するメリット

契約書,ビジネス,kuguru,クグル,くぐる

製本することのメリットは、契約書を完成させるまでの手間を最低限にとどめられる点にあります。例えば、全8ページにわたる契約書を作成する場合、袋とじに製本しない場合と製本する場合を比較し、具体的にどのようなメリットがあるか、ご紹介しましょう。
まず、1つ目の例として、製本しない場合の作業工程を確認してみます。各ページをホチキスで留めて完成させる場合、ページの差し替えなどの不正を防止するため、各ページの見開きに「契印(けいいん)」の押印が必要です。(※なお、「契印」については、後ほど第3章で説明します。)その押印数は、(全体のページ数 - 1)個、すなわち今回の例では(8-1=7)個の押印が必要となります。
一方、2つ目の例として、契約書の片側を袋とじにして製本する場合について確認してみます。この場合、各ページの見開きに押印は必要なく、契約書の表表紙と裏表紙に契印を押せば完成です。なお、契約書の袋とじをする際には、市販の製本テープなど便利なグッズを使えば、簡単に終えることができます。
以上の2つの例より、製本したほうが、押印回数が少ない分だけ効率的に契約書が完成できることが明白です。

契約書を袋とじに製本する手順

製本,kuguru,クグル,くぐる

契約書の袋とじをする方法について、具体的な手順を確認していきましょう。

手順1:
契約書を全ページ分揃えたら、まずはホッチキスで留めます。なお、留める場所は2ヶ所か3ヵ所で、契約書の内容を見やすいように、用紙の端から5mm程度内側のところがおすすめです。

手順2:
契約書の背幅に合わせた製本テープを用意し、先ほどホッチキスで留めた辺の長さより、両端が1cm程度長くなるようにハサミでカットします。

手順3:
カット済みの製本テープが丸まっているようであれば、縦半分に折って、作業が進めやすいように下準備をします。製本テープを平らな状態にしたら、製本テープの裏面に貼られている紙を右半分だけはがしたあと、契約書に貼り付けます。

手順4:
両端に1cmほど出ている製本テープを契約書側に折り返して貼り付け、ページの差し替えができないよう、契約書の上下も製本テープで覆います。

手順5:
今度は、製本テープの左側裏面に貼られている紙をはがしたあと、契約書に貼り付ければ、袋とじによる製本は完成です。なお、製本テープを使用しない場合には、白紙を契約書のサイズに合わせて細長くカットし、ノリ付けして完成させます。

製本後に必須!「契印」を押す意義

契約書,印鑑,kuguru,クグル,くぐる

契約書の袋とじが完了したら、最後の仕上げとして、「契印(けいいん)」の押印が必須となります。ちなみに、「契印」とは、袋とじをしたときの製本テープ(または袋とじ用の白い紙)と契約書にまたがって押す印鑑です。
契印は、契約書の改ざんを防止する重要な役割を担い、製本した契約書の表表紙と裏表紙に、契約当事者全員が押印することになります。例えば、契約者が3社(甲、乙、丙)であれば、製本テープに沿って上から甲、乙、丙の順番に、3つずつ印影が並ぶのが一般的です。

業界や相手の会社によっては、契印を押す位置に関して慣例がある場合もありますので、事前に契約相手先に確認しておくと安心です。契印として使用する印鑑は、契約書の署名捺印で使用しているものと同一の印鑑を使用します。
なお、「契印」は、「割印」とよく混同されがちですが、その役割が全く異なりますので、いま一度確認しておきましょう。すなわち、「契印」は、ひとつの契約書が複数のページにわたる場合に、各ページが契約書の一部であることを証明するための印鑑です。一方、「割印」は、複数の契約書を作成した場合、それらが同一のものであることを証明するための印鑑となります。

契約書を製本する際の注意点とコツ

ポイント,女性,kuguru,クグル,くぐる

契約相手に対して失礼にならないためにも、契約書の製本をキレイかつ正確に仕上げるためには、以下の点に注意しておくことが大切です。

製本用テープを自作する場合の素材選び

文房具店などで販売されている製本テープを購入する場合には心配ありませんが、白紙を使って製本用テープを自作する場合には、素材選びに注意が必要です。製本を完了したあとには、必ず契印を押す必要があることから、印影がにじんだり、消えたりしないような素材であることを、事前に十分確認した上で使用しましょう。特に、ビニール製のテープは避けたほうが無難です。

製本用テープをノリ付けする場合のノリの量

自作の製本用テープを、ノリを使って契約書に接着する場合、乾いてから契約書の背表紙が波打つことがないよう、ノリは薄めに付けておくことをおすすめします。できれば、もともと薄づきのスティックタイプのノリを使うと安心です。

まとめ

契約書の製本が完璧な仕上がりとなれば、契約先の相手と気持ちよく仕事を進めることができそうですよね。慣れるまでは、ある程度の数をこなす必要がありますが、ご紹介した製本の手順を実践し、自分なりのやりやすさを見つけてみましょう。

ページ上部へ戻る