「アポ」ってなに?取り方からメールの例文まで伝授!

ビジネスシーンで頻繁に使われる「アポ」という言葉。なんとなく使っている方も多いでしょう。そこで今回は、「アポ」とはいったいどんなことなのかを説明し、具体的にどのように取ればいいのか、例文を交えて解説していきます。

「アポ」ってなに?どう使う?

まずは、ビジネスシーンにおいてよく使われる、「アポ」とはどのようなものなのかを説明していきます。

「アポ」は「アポイントメント」の略

「アポ」とは、「アポイントメント(Appointment)」の略であり、予約、約束といった意味です。営業先などには、突然訪問するわけにはいきません。基本的にはいつどこで、何時に会うのか約束をするのが一般的です。そのため約束を取る意味合いで、「アポを取る」といったように使われます。

「アポ」の使い方

アポという言葉でよく使われるのが「アポを取る」で、会う約束を取り付ける意味合いになります。また、「アポが入る」と使うこともあり、そのときは約束が入る、指名が入るといった意味になるのでしっかり理解しておきましょう。

「アポ」を取る理由

取引先や提携先、お客様のもとへ向かう際、相手側の都合と合わせる必要があります。何も連絡せずいきなり行くと失礼にあたることもあり、訪問しても会えないかもしれません。そういった事態を回避するためにアポを取るのです。

アポを取ることで、業務を円滑に進めることにつながります。また上司と予定を合わせるときにも、アポを取ることでコミュニケーションも円滑に進めることが可能です。

アポを取れる社会人になるには?

アポを取るためには、相手に連絡を入れるのが一般的です。ただ、誰でもアポが確実に取れるというわけではありません。アポを取るためには、社会人として相手に与える印象も重要なのです。

信頼を得る

取引先は、忙しい合間をぬってアポを入れてくれるときもあります。相手に認めてもらえなければアポを取ることができないこともあるのです。そのために自分がいかに時間を割く価値があるかを示さなくてはいけません。

直接訪問してアポを取るなら、身だしなみをしっかり整え印象を良くすることも大切です。また電話なら、言葉遣いが適切であるかもアポを取るために大事な要素になります。

相手のことを知る

アポを取るときは基本的に時間を割いてもらうことになるので、相手側の都合に合わせる必要があります。気持ちよく約束してもらうためには、相手がどのような風にしてほしいのかを読み取るようにしましょう。

そのためには、相手の事情を理解することが大事です。いくら重要な用件だからといって、相手の都合を無視すると次にアポを取る際に影響する恐れがあります。

アポ取りを後回しにしない

アポを取るときは、なるべく早めに連絡することが大切です。希望の予定日に近づくと相手も忙しくて時間を空けられないかもしれません。そのため後回しにせず時間に余裕をもって連絡することが重要です。

メールと電話を使い分ける

アポは主に、メールと電話を使い分けるのが一般的な方法になります。電話は直接連絡するのでアポが取りやすいメリットがあるのです。またメールは、忙しく電話連絡ができない方に対して有効な手段になります。したがって状況に応じて使い分ける必要があり、どちらの手段も正しく使えるようにしなければなりません。

電話でアポを取るときは?

電話でのアポの取り方を説明していきます。正しい言葉で失礼のないよう普段から練習しておくようにしましょう。

電話の例文

「お世話になります。株式会社〇〇の〇〇です。
本日は御社の〇〇の予定でぜひ〇〇様にご協力いただきたいと思い、ご連絡いたしました。
お忙しい中大変申し訳ありませんが、ご都合はいかがでしょうか」

電話でアポを取るときは、一方的に内容を伝えないようにしましょう。用件を伝えるあまり早口になる恐れがあり、うまく相手に伝わらないこともあります。また詳しい内容を長く伝えるのではなく、簡潔に伝えるほうが相手も理解しやすいです。

万が一、予定を合わせるのが無理なときは、諦めて時間を空けます。あまりしつこいと失礼になるので注意しましょう。

電話でのアポ取りのメリット

電話連絡だと、相手に取り次いでもらうことができれば直接話すことが可能です。そのためレスポンスが早くアポが取りやすくなります。また自分がどうしても約束したいという熱意が言葉に込められるので、相手の信頼も得られるはずです。

メールでアポを取るときは?

取引先が忙しい場合は、メールを入れてアポを取るのもひとつの方法です。具体的にどのような文面になるのかを見ていきます。

メールの例文

〇〇様

お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。

このたびは新規プロジェクトのご相談の件でご連絡差し上げました。つきましては、ぜひ一度直接内容を詳しくご説明させていただきたいと思いますので、1時間ほど打ち合わせのお時間をいただけますでしょうか。

以下で日時の候補をご案内いたしますので、〇〇様のご都合をお聞かせいただければと思います。

お忙しい中大変申し訳ありませんが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

メールの場合は、相手が日時を合わせやすいよう日時の提案日は複数用意しておくのがいいでしょう。また時間が分かるなら明記するとより相手も合わせやすくなります。送信する時間は、なるべく相手が忙しくない時間を考えることが大切です。

メールでのアポ取りのメリット

メールでアポを取る方法は、忙しい方の仕事の邪魔をしにくいのがメリットです。また自分の希望をしっかり伝えることができるので、相手に具体的な内容が伝わりやすいという点もあります。

まとめ

ビジネスでアポを取るときは、基本的にメールか電話になり、ケースに応じて使い分けられるようにしなければなりません。その際は、相手側の都合を考えて失礼のないようにし、メールなら相手に内容が伝わりやすい正しい文面を心掛けることが大事です。

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