【ケース別】転職面接時のメールマナーまとめ!

  • 2017-8-28

みなさんは転職の面接に送るメールのマナーをしっかりと理解していますか?転職の面接のときには日程調整や質問事項など様々なメール連絡が必要となります。なんとなく分かっているようで、実は間違ったメールを送って、採用担当者に悪い印象を与えているケースも多いのです。面接のメールからすでに評価が始まったいる可能性も充分にありますのでマナーをしっかりと掴んでおきたいですよね。今回はそんな転職の際に重要なメールのマナーをご紹介します。

転職希望先とのメールの基本のマナー


返信は24時間以内

メールの素早い返信は、日頃の業務はもちろん、転職の際にも重要なマナーです。企業へ送ったメールに返信が来たら出来るだけ早く返信しましょう。企業の業務時間内に返信するのが最適です。遅くとも24時間以内に返信できることが理想ですが、24時間以内に返信できなかった場合は、本文に「すぐに返信できず、大変申し訳ございません。」など加えておきましょう。数日空いてしまう場合は「○月○日○○時までに、改めてメールを差しあげます。」と事前に伝えておけるとベターです。

件名はシンプルかつわかりやすく

件名は、受け取った企業採用担当がひと目で分かるようシンプルにするのが基本です。用件と差出人がすぐに分かるシンプルな内容を心がけてみてください。また返信のメールは件名を変更せず、「Re:面接の日程」など「Re:」をつけて返信することで、どのメールに対する返信なのかを明確にしておきましょう。

署名も忘れずに記載

本文の最後に自身の署名を入れると、採用担当者が必要な情報が確認しやすくなります。

  • 名前:必ずフルネームを書く。
  • 住所:郵便番号を付け加え、都道府県も省略しない。
  • 電話番号:自分の携帯電話番号を入れる。
  • メールアドレス:現在メールをやりとりしているメールアドレスを記入。
  • その他:クリエイティブ系の職種の場合、自身の作品ホームページなどアピールしたいURLを載せる。

面接日程を決めるメールのやり取り


面接の希望日程を知らせる場合

こちらから面接候補日を連絡する場合、採用担当者が選びやすいように、少なくても3つは候補日時を提示しておきましょう。

・第一候補日 ○○月○○月 10:00~12:00
・第二候補日 ○○月○○月 14:00~17:00
・第三候補日 ○○月○○月 9:30~15:00

面接日程通知メールへの返信

面接日程の案内が届いたら日程の確認と御礼を返信しましょう。

ご多忙の中、日程を調整していただきありがとうございます。
つきましては、下記の日時にお伺いします。

日時:○月○日(水) 13:00〜
場所:株式会社○○ ○○ビル7階

日程を調整してもらう場合

採用担当者からの日程が都合が悪い場合、こちらから日程を提案し変更をお願いしましょう。

大変申し訳ございませんが、ご案内いただいた日時にすでに予定が入っているため、下記日時の中で改めてお時間を頂けないでしょうか。

・第一候補日 ○○月○○月 10:00~12:00
・第二候補日 ○○月○○月 14:00~17:00
・第三候補日 ○○月○○月 9:30~15:00

面接に関する質問がある場合は?


簡潔にわかりやすく質問するのが基本

面接について疑問や不安を残したまま挑むと失敗の原因になります。その際のメールは簡潔な文章にして、何が聞きたいか明確にするのがポイントです。複数の質問がある場合は箇条書きを利用し、質問は多くても一度に3つ程度に抑えましょう。

  • 応募書類:履歴書、職務経歴書など。
  • 持参品:筆記用具、ノートなど。
  • 必要資料:自身の作品、採用担当者から求められた資料やプレゼン資料など。
  • 場所:住所やビルの階数、受付方法など。
  • 担当者:当日の面接官が採用担当者ではなく、営業部など所属予定の担当者になり変わる場合は、部署名等を確認してスムーズに受け付けできるようにしておく。

面接後はお礼メールを忘れずに


必須ではないが効果的

面接後にお礼メールを必ず送る必要はありませんので、送る人も少数です。つまり、面接後に御礼メールを送ると自身の希望と熱意を伝えるチャンスにもつながりやすいのです。また、お礼メールは簡潔な文章を心がけましょう。

面接当日中に送る

早くお礼メールを送るほうが採用担当者の印象にも残りやすく、数日後にメールを送っても選考が終了していることもあります。面接後のお礼のメールは当日中、早めに送りましょう。

まとめ

いかがでしたか?転職のメールのマナーをしっかりと確認できましたか?きちんとしたメールのマナーを守れば、企業採用担当者にも好印象を与えることができ、面接にもプラスになるかもしれません。ぜひ転職のメールマナーをマスターして、転職活動を成功に導きましょう。

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