フリーランス必見!請求書の記載項目、テンプレートと注意点

フリーランスにとって、請求書は重要な書類です。報酬をしっかり受け取るためにも、確定申告や税務調査時の対策としても使うことができます。こちらでは、請求書の記載事項をテンプレートとともに紹介します。消費税の記載や印鑑の必必要性、封筒の書き方など詳しくみていきましょう。

請求書は何のためにある?

報酬を確実に払ってもらうため

クライアントに成果物を納品した際、その報酬を支払ってもらうため、請求書を発行する必要があります。払い忘れを防ぐだけではなく、成果物の内訳や、振込先口座を記載することによって、支払いミスを防ぐことにもつながります。また、他者とのお金のやりとりを可視化するという役割も持っています。

領収書との違い

請求書と似ているものとして、領収書があります。請求書は、その名前の通り支払い請求をするための書類です。それに対し、領収書は、請求したお金を受け取った証拠として発行するものという違いがあります。

請求書は、税務調査などの際に必須となりますし、領収書も、相手から求められたときは発行する義務があります。

フリーランスが税務調査される確率は?
請求書は税務調査の時に必要となると記載しましたが、税務調査とは一体どのようなものなのでしょうか。また、どのくらいの確率で税務調査を受けるのでしょうか。こちらでは、税務調査の対象にされやすい特徴と、税務調査にあった時の対処方法を紹介しています。

請求書のテンプレートに決まりはある?

テンプレートは自由に選択可能

請求書は証憑書類(しょうひょうしょるい)の一つで、法人であれば7年間、個人事業主であれば5年間の保存義務があります。税務調査の際にも証拠書類として扱われる重要な会計書類です。

請求書には決まった書き方がありません。国税庁のウェブサイトに「請求書等の記載事項や発行のしかた」が紹介されていて、

  • 書類作成者の氏名または名称※1
  • 取引年月日
  • 取引内容
  • 取引金額(税込)
  • 書類の交付を受け取る事業者の氏名または名称

を記載するように勧めています。

(※1 氏名または名称とは、個人の氏名か、法人などの名称という意味)

これらの内容が記載されていればフォーマットは自由に決めて良いことになっています。クライアントにとっても請求書は重要な財政管理上の書類になりますので、指定のフォーマットの使用を指示されるケースも多いです。初めに取り交わす契約の段階で、請求書の発送方法や請求先の記載方法など確認しておき、取引先から指定の請求書フォーマットがある場合はそれに従うようにした方が良いでしょう。

おすすめのテンプレートを紹介

請求書のフォーマットは自由とはいえ、基本的に使用されるテンプレートというものがあります。ここでは、一般的なテンプレートを紹介します。クライアントや請求内容に合わせてスムーズに請求書発行ができるよう準備しておきましょう。

請求書
請求番号(請求書の履歴が追えるように番号で管理すると良いです。)
発行日20XX年mm月dd日
フリーランス名
住所*****
電話番号****

○○○株式会社 ○○事業部 御中
○○ ○○様

ご請求金額    ○○,○○○円(はじめに請求金額を記載)

内訳(請求金額の内訳を記載)
品目 単価 数量 金額
○○ ○○円 ○○個 ○○○円

小計 ○○○円
消費税 ○○円
合計 ○,○○○円

振込先
○○銀行 ○○支店
普通口座 123456
フリーランス口座名

備考
振込手数料についての記載

手書きによる請求書の作成も可

正式な書き方が決まっていない請求書は、請求した内容を残すことが出来れば、手書きで作成することも可能です。先にご説明したように正式書類として保管する必要がありますので、誰が見てもその内容が解るように記載されているこが重要です。

請求書を手書きで作成する際には、ボールペンで書きます。最近は消せるタイプのボールペンがありますが、消えてしまっては保存に不便であったり、書き変えのリスクがあったりするので、必ず消せないボールペンで書きましょう。

また、受け取る側がきちんと読めるような字で丁寧に書きます。数字は癖が出やすいため特に注意して記載するようにしましょう。1と7、0と6などが、読み手が混同しやすい数字です。

確定申告で困らない請求書の記載項目

請求先の氏名および名称

クライアントの会社名や部署名、担当者の名前を明記します。特に大企業では、たくさんの郵便物を仕分けすることになるので、部署名から担当者の個人名まで正しく記載することが大切です。また、宛先は、担当者と別の名前を指定される場合もあります。思い込みで記入せずに必ず事前に確認するようにしましょう。

発行元の氏名および名称

フリーランスの場合は自分の名前を記入します。確定申告の際に税務上問題が起こることがありますので、クライアントから依頼があった場合でも変更しないようにしましょう。

取引年月日

会計処理上の「締日」を決めている会社も多いため、請求書の発行日を「締日」に合わせて欲しいという要望がある場合があります。記入の際はいつの取引か特定できるように、年を含め記載します。請求日についてはあらかじめクライアントと「請求書の発行日をいつにして出すか」について確認するのをおすすめします。

取引内容

契約書や発注書に基づき請求の対象となる業務や商品、成果物を記載します。複数の成果物を同時にやりとりした場合でも、合算ではなく成果物ごとの金額を記載しましょう。書き方についてはクライアントから指定される場合がありますのであらかじめ相談しておくようにしましょう。

消費税込みの取引金額

消費税込みの「内税」なのか、消費税別の「外税」なのかを記載します。一般的には単価は税抜きで記載し、小計後に消費税を記載します。

フリーランスは消費税が免税?クライアントに請求できる?
フリーランスは、自分の事業の所得にかかる消費税が免除されることがあります。こちらでは、消費税が免除される条件と、消費税が課されてからの計算方法を紹介しています。また、消費税が免罪されている立場でありながら、クライアントに消費税込みの請求をしても良いのかについても解説しています。

源泉徴収額を書いても良い

こちらは、必ず書かなくてはならないものではありません。しかし、企業と取引をする際、源泉徴収をされているかどうかはしっかり把握しておく必要があります。

源泉徴収の有無を把握していないと、納めるべき税金を申告し忘れたり、二重に納税してしまったりします。源泉徴収の項目は請求書の必須項目ではありませんが、請求書に記載しても問題ありません。

印鑑は必須ではない

請求書には印鑑が押されていることがほとんどです。しかし、この印鑑には特に効力はありません。印鑑が押されていなかったとしても、請求書の効力に影響はないのです。

慣習的に押されていたり、企業の場合は、誰がその請求書処理を担当したか把握するために押されていたりします。そのため、印鑑を押しておくことが無難ですが、印鑑によって法的な効力が高まるわけではないのです。

封筒には「請求書在中」と記載

請求書のやりとりは、PDFファイルやファックスで行うことが多いでしょう。しかし、封筒でやりとりする場合もあります。請求書を封筒に入れて送るときには、封筒に「請求書在中」と記載しましょう。

色や形などに特に決まりはありませんが、赤、青、黒のいずれかで記載するのが一般的です。郵便物を仕分けする方のことを考えると、赤は「速達」と同色になってしまい、黒は宛名の色と同色なので、青を使用するのがより親切です。

請求書作成時の注意点は?

取引内容が源泉徴収の対象か確認

フリーランス(個人事業主)は税法で定められた下記5つの報酬や料金の区分に当てはまり取引先が法人の際に、源泉徴収額を引いて報酬が入金される場合があります。

  • 原稿料
  • デザイン料
  • 講演料
  • モデルやタレントなどの出演料
  • 授業料(例:書道などの指導料)

請求金額が100万円以下の場合、フリーランスの源泉徴収料は所得税(請求金額の10%)と税額の2.1%(平成25年から平成49年までは復興特別所得税が必要)を足した金額になります。フリーランスの源泉徴収金額の取扱いについては企業によって違います。対象となる取引の場合には事前に取引先と確認しておくようにしましょう。

仮に源泉徴収額を引いて報酬が支払われた場合、年明けに源泉徴収票が取引先から送られてくるので請求金額、や源泉金額を確認して必ず保管しましょう。確定申告の際に必要となります。

振込手数料の扱いを事前に確認

口座振り込みでの支払いが一般的ですがその際の振込手数料を誰が負担するのかあらかじめ決めておく必要があります。取引先に負担をお願いする場合は請求書の備考欄などに記載すると良いです。

自分が負担する場合は、振込金額やその方法によって手数料が異なってきます。あらかじめ振込に関わる手数料を確認しておき振り込まれた報酬がその差額になっているかを確認するようにしましょう。

まとめ

請求書の役割や書き方について紹介してきました。請求書は税務上重要な書類で、数年間の管理義務などが発生します。しかし、公式な雛形などがなく、記載方法にある程度の自由があるため、自分が作成した請求書に不安を覚えることもあるかもしれません。こちらで紹介したポイントを抑え、しっかりと効力のある請求書作成をしていきましょう。

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