デキる人のビジネスマナーと一般常識!好感を与える第一歩とは

  • 2017-8-30

皆様は社会へ出る以上は知っておいた方が良いマナーって何だと思いますか? 挨拶を始めとした、身だしなみ・敬語・食事・電話対応・名刺交換・メール。 いずれも模範となる「マナー」があります。 自分が今頭の中に浮かべている「マナー」は模範通りなのか、今一度確認をしてみましょう。

大人ならできて当然の一般常識


ここでは、できていて当たり前とされる常識的なマナーをお伝えします。

清潔感のある身だしなみ

ビジネスの世界では自分の好みではなくて、ビジネスの相手を思った上での適切な服装を選びましょう。
基本的にはスーツです。スーツ選びで迷った場合は、自分の中での基準は考えないで、周囲の者の服装をみて真似をするのがベターです。
男性は髭の剃り残しはしないことに注意をします。
女性は化粧を薄く控えめにして、下着が見えない様にします。
出発の際は一通りを鏡でチェックをすることを心がけましょう。また、スーツは着ないという方でも、いつ着る機会が訪れても良い様に、スーツ3着、シャツ7枚を、着まわしが効く様に用意しておきましょう。

食事のマナー

飲み会や接待の時に関わるマナーです。食事の際に抑えておくべき3点をお伝えします。

席次

まずは「席次」です。
席次とは、座席での席順のことです。席次を知らずに誤って上座へ座ると、その場に居合わせている相手方からの印象はもちろんのこと、上司との人間関係にも多大な影響を及ぼしてしまいます。
時には、あなたが席への案内役を担うこともありますから、ここで席次を把握しておきましょう。

1,上座は入口から遠く
2,下座は入口に近く
3,絵画や掛け軸の装飾がある位置は上座

席次の抑えるべきポイントとしてはこの3点になります。
「自分は入口の所で上司は奥の席、もし装飾が施されていたらそこが上座」と覚えておきましょう。

食卓

次に食卓です。食卓は基本的に食べ物だけが置かれる場所です。
そこに煙草や携帯電話やメモ帳といった荷物は置かないように心掛けましょう。

会計

食事が終わった後のお会計にもマナーがあります。
支払いをお願いする時に「お愛想」と言うのはNGです。
正しくは「お会計」又は「お勘定」です。
お会計の際は正しい方を使って「お願いします」の一言を添えましょう。

この食事は自分だけの食事ではありません。
食事姿を見られているということを意識した上で、「いただきます」で始まって「ご馳走様でした」で終われる様にしましょう。

相手に好印象を与える礼儀作法


礼儀は相手に好印象を与える為のポイントとなります。以下の3つを抑えておきましょう。

挨拶

この挨拶というマナーにおいては「言われなくても分かっている」と思う方もいるのではないでしょうか?
ここでお伝えしますのは、挨拶の誤りです。この誤りを知っておくことが正しい挨拶の仕方に繋がります。
誤りとしてありがちなのが「歩きながら」と「お辞儀をしない」の2点です。
歩行中に歩いたまま挨拶をしたり、逆に静止中にお辞儀をしないまま、軽く挨拶を済ましたことはありませんか?
これでは、挨拶を軽く済ました分軽い者と相手からは見られてしまいます。
しっかりと相手の目を見て静止した状態での「語先後礼」を心掛けましょう。

お辞儀の仕方

お辞儀には「会釈」「中礼」「最敬礼」の3種類があります。
会釈は、腰から上を15度前に倒した最も軽いお辞儀で、同僚とすれ違った時や入退室の際に行います。
中礼は、腰から上を30度前に倒したお辞儀で、お客様や取引先において行います。
最敬礼は、腰から上を45度下げて、一呼吸おいたところで起こします。主に、お礼やお詫びで行います

丁寧なコミュニケーション

相手に好印象を与えられるように、丁寧な対応の仕方をお伝えしようと思います。
まず会話におけるコミュニケーションですが、聞き手と語り手に区分ができます。
両方の立場のポイントを抑えることで、上手くキャッチボールが出来る様にしましょう。

聞き手

話を聞く時は適度に相づちを打ちます。
この時の話題は少なくとも関心があっての話題ですから、自分も関心を持っている思いで聞きます。
話は最後まで聞いて、話し終えたところで受け答えをします。
話が一段落した時は、そこで質問を投げかけることで、相手が次の発言が出来る様に促してあげます。また、復唱をしてあげることも大事です。
もし相手が日頃のストレスを話題にしていた場合は、共感を示す言葉を返してあげましょう。

語り手

相手が聞き取り易いように工夫をします。
自分は理解していても、相手は全く知らないのですから「あれ」や「これ」といった代名詞の使用は控えて主旨をはっきりと述べます。
また、その主旨に関する知識を相手が持っているとは限りません。
話を一気に進めないで一段落をつけて、どれくらい理解をしているかの確認の質問をします。
もし分かっていない場合は、再度説明をしてあげましょう。

聞き手と語り手の両方を踏まえて重要なのが「ボディーランゲージ」です。
いくら丁寧に会話をしても、その時の態度が悪いと、聞く側と話す側、両者共に嫌気がさしてしまいます。
相手が心地良く受け答えできるように、姿勢は真っ直ぐにして、視線は左目で相手の左目を見る様に合わせます。また、貧乏ゆすりや自分の髪を弄る様な癖を露にしないことを心掛けましょう。

ビジネスマナーに必須の敬語の使い方

男性,ビジネス,kuguru,クグル,くぐる
上司や取引先を相手にした会話では、姿勢や話し方の他に「言葉」も適切なものを使います。
誤った言葉を使わない為に、社内と社外での使い分けと、正しい敬語表現を知っておきましょう。

敬語の社内/社外での使い分け

社内では上司や先輩に敬語を使うのですが、社外では取引先やお客様を相手に使うこととなります。
この違いで抑えておきたいのが、社外では「役職名」を省くということと、謙譲語を使うということです。
取引先を相手にする場合は、上司のことを伝えているのではなくて、社員のことを伝えていると考えましょう。

間違われやすい敬語表現

誤りやすい敬語表現が以下の9点です。

1,すいません
「申し訳ございません」と言って謝るのが正しいです。

2,わが社
これは上役が社員一同を対象に使う言葉です。それ以外では「弊社」又は「当社」です。

3,ご苦労さまです
目下の者を対象にした言葉です。「お疲れ様です」と言いましょう。

4,お世話様です
同じく目下の者が対象です。「いつもお世話になっております」と言いましょう。

5,今お時間よろしかったでしょうか
過去形にしないで「今お時間よろしいですか」と言いましょう。

6,おられますか?
「いらっしゃいますか?」と言いましょう。

7,どちらになさいますか?
「なさいますか?」は尊敬語なので「いたしますか?」を使いましょう。

8,お座りください
語学的には正しいですが「犬のお座り」というイメージから、ビジネスではNGです。「お掛けください」と言いましょう。

9,どちら様でしょうか?
敬意がありません。「お名前をお聞かせいただけますでしょうか?」と敬意を払って聞きましょう。

社外対応の際のビジネスマナー


社外対応の際のマナーで挙げられるのが「電話」「名刺交換」「メール・文書」の3点です。
それぞれ模範に習った対応をするためにも、ポイントを抑えておきましょう。

電話対応でのマナー

電話は相手に見られることの無い、会話だけのやりとりと思ってはいませんか?
姿勢を正して、以下の正しい対応をとりましょう。

電話は3コール以内

相手を待たせない為にこの迅速さが大切です。

5W1H

電話の内容は書き留められるように筆記具を用意しておいて、いつ、どこで、誰が、何を、どのように、の5W1Hを聞くことで、内容を正確に留めておきましょう。

簡潔に話す

電話では余計な言葉は省いて簡潔に対応しましょう。
余計な言葉を加えると、誤解されやすくなってしまいます。

名刺交換

名刺は取引先との今後を結ぶ重要なツールです。
丁寧に渡すことで好印象を与えましょう。

交換の順番

名刺交換は訪問した者が最初に渡します。
複数人で訪問した場合は目下の者から順番に渡します。

渡す時

ただ渡すのではなくて、相手が受け取り易いように両手で持って、自己紹介をしながら渡します。

受け取る時

「頂戴いたします」と言い、両手で受け取ります。
受け取ったら、間違えない為に、読み方の確認をしておきます。

受け取った後

渡された名刺はそのままテーブルの上に置いておきます。
複数人から渡された場合は、横に並べて置きましょう。

メールや文書でのやり取り

メールや文書は文を読み合ってのやり取りとなります。
主旨が正確に伝わる為に、正しいやり取りを知っておきましょう。

タイトルと宛名

届いてまず読むのは「本文」ではなくてタイトルと宛名です。
タイトルには主旨を書いて、宛名には敬称を含めておきましょう。

本文は結論が先

分かりやすさを徹底するために、結論を先に伝えての記述となります。
序文で結論を伝えた後に、ことの詳細を書くようにしましょう。

簡潔さを意識する

文章は長い程理解しづらくなります。
なるべく短くして、略語や専門用語を避けた文章にしましょう。
また、数字を用いた文を記述する際は、その数字が一桁ズレていたり違う数字を入れていないか?二重三重に確認をして間違いを防ぎましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか?お互いが快く対応し合って快く終われる為のマナーです。ビジネスでこれから何かを始めたり、何かを挑戦するにあたって、今回お伝えしたマナーはきっと役に立つと思います。今回読んでみて、自分の思っていたマナーに間違いを感じたのであれば、今一度読み直して覚えておきましょう。

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