【必携ビジネスマナー】封筒の正しい書き方をまとめておさらい!

  • 2017-8-30

ビジネスで、取引先や顧客へ送る郵便物がある際に用いられるのが封筒です。封筒の書き方によっては、相手方への印象を左右する働きがあります。正しい封筒の書き方を学び、先方に好印象を残せるものにしましょう。

封筒は郵便物の顔としての役割を持つ

メールでのやり取りが増えた近年、郵便物が届くと自然と注意が向く様になった

近年は、メールによって一通りのことが済ませる様になったことで、多くの方々が連絡事項や情報伝達といった目的で、メールを多用されているかと思います。
その分郵便物の利用は減っているわけですが、利用数の内の多くは、重要事項を目的として使用されています。
このことから、重要な件を伝える場合は、メールより郵便物の方が利用は多いということが分かるでしょう。

郵便物の第一印象を決めるのが封筒

郵便物で欠かせないのが「封筒」で、届いてまず見るのは封筒の表面になります。きちんとした書き方がされていれば丁寧さが伝わり、相手への印象が決まると言っていいでしょう。
封筒によって好印象を与えることができれば、相手方の信頼を得ることにも繋がるわけです。

基本の封筒の書き方【縦書き】

封筒には「和封筒(縦長の封筒)」と「洋封筒(角封筒)」がありますが、ビジネスでは、和封筒による縦書きが基本で、使用頻度も和封筒による縦書きが多いです。書く際に使用する筆記具は、黒のボールペンや万年筆、サインペンになりますが、特に相手方が目上の場合はなるべく万年筆を使いましょう。
まずは、縦書きのポイントをお伝えします。

表書き、裏書きともに書き方と注意するポイント

表には「宛先の住所・会社名・役職名・氏名」、裏には「差出人の住所・会社名・役職名・氏名・封かん日」が封筒に書く事項となります。それぞれ正しい書き方がありますので、覚えておきましょう。

表面の書き方

住所は都道府県名から書きます。省略して市町村名から書くことのないようにしましょう。番地などの数字は、原則として漢数字を使用します。また、住所の位置は、郵便番号の右端枠の下に、1文字分を空けてから書き始めてください。
住所の字の大きさは、相手方の氏名よりも小さくし、行は無理矢理1行に収めようとせず改行することで、見やすさを重視しましょう。
住所の次は、会社名と個人名を記入します。
住所より1段下げた位置から記入してください。
会社名は(株)・(有)などと省略をせず、「株式会社」「有限会社」と表記して、部署名・課名があればそれも記入をします。
宛先が、郵送先に所属している個人の場合は、個人名を記入することとなります。個人名は会社名よりも一回り大きく中央へ書きましょう。中央は「郵便番号の左3桁」の真下とみると良いです。
「会社名~役職名~個人名」と長くなりがちなので、予め長さを把握して、無理に詰めない様に改行をしながら余裕のある記入をしましょう。

裏面の書き方

封筒の裏には、差出人の住所と氏名、封かん日を記入します。
注意したいポイントは、書く位置です。裏面の左側に住所と氏名をともに書く方がいますが、正式な書き方ではありません。
正しくは、中央にある継ぎ目の右側に住所と会社名、左側へ氏名を記入します。住所の記入は、封筒の下半分から開始して最後の行が継ぎ目と揃う様に書いてください。氏名も、継ぎ目の線に揃う様にして、住所より大きい字で書きます。
封かん日は、左上に月日を記入します。一通りが書けたら、封筒を閉じて封字の「〆」を書きます。この際に、改まった郵送の場合は「封」を使いましょう。

基本の封筒の書き方【横書き】

横書きは主に洋封筒で、取引先や顧客へちょっとした連絡事項の通達で使います。畏まった内容のときは、洋封筒でも縦書きをします。

表面、裏面ともに書き方と注意するポイント

記入する要項と大きさは縦書きと同じですが、横書きの場合は開始位置や改行の仕方が異なりますので、縦書きとの違いを知っておきましょう。

表面の書き方

封筒を横にして、スペースを2文字分空けた、左上から住所を書きます。番地などの数字は算用数字を使います。
洋封筒は、和封筒の様に郵便番号枠を基準にして開始位置を決めることはできません。開始位置は、右上の切手枠に沿った位置が望ましいです。また、郵便番号枠が無い封筒の場合は、住所の上に郵便番号を記入しましょう。
改行は、その都度1文字分空けての改行をして書きます。
切りのよいところで改行をしながら、住所・会社名・部署名・役職名を記入して、中央に氏名を大きく書きます。
改行は、1行に収まらない場合にのみ行って、会社名と部署名が1行で収まるときは会社名の後に、1文字分を空けて、部署名を書く様にしましょう。

裏面の書き方

スペースが左右均等になることを意識して、各要項を封じ口の中央下へ記入します。封かん日は左上に書きます。
洋封筒の場合は、封じ口に封字が無くても大丈夫です。誤って封字を書いたとしても、失礼ということはありません。畏まって縦書きで使用する時のみ、「封」を使いましょう。

間違えやすい宛名の敬称の書き方

宛名とは、封筒の中央に大きく記入される先方の名前のことです。
人と接する際に呼び捨ては失礼に当たります。封筒でも同じことが言えます。
正しい敬称を用いることで、敬意のある郵送物を届けましょう。

各敬称の使い方

敬称はそれぞれ、相手に合わせて使い分けます。
間違えないために、各敬称のポイントをご紹介しましょう。

個人宛てには「様」

ビジネスに限らず、広く一般的に使用されているのが「様」です。
会社名や団体名を記入していても、宛名に社員の個人名を入れたら、基本的に「様」を使います。
もし、個人名が分からなくて、宛名が役職名で終わった場合は、個人名が無くても「様」を使えます。

「様」と「殿」の違い

「様」は郵送物に限らず、人との会話の際も口語で使用することができ、目上や目下や社外のいずれも対象になります。
「殿」は口語には使われません。文書のみで使うことができ、対象は目下の人です。
使用例は賞状のときで、上役の者が特定の人物へ授与する際に使う敬称です。

企業・団体・組織には「御中」

人ではなくて役所に宛てる場合は「御中」を使います。
部署や課名まで記入ができたら、「御中」と書きましょう。
人物へ宛てるわけではないので「様」は使えません。

特定の個人には「先生」

作家や議員といった、日頃から呼称の際に「先生」を使われている方へは宛名の敬称に「先生」を使います。

「各位」の用途

対象は目上・目下関係なく全般となります。1つの内容を複数人に宛てる時に使います。「各位」が1つの敬称なので、続けて「様」や「御中」という他の敬称は使いません。

会社を介するときは「気付」

もし、会社や組織に所属していない個人へ宛てる場合で会社を介するときは、介する会社名の後に「気付」と追記をしてから宛名を書きます。
これは、送付先の会社や組織の一室を間借りしている者・宿泊施設に泊まっている者・出入りをするお得意先の者、へと郵送する場合が代表的なケースです。

住宅を介するときは「様方」

会社ではなくて一般の住宅を介した場合も、「気付」と同様に、介する住宅の世帯主名の後に「様方」と追記してから宛名を書きます。

役職名を入れる場所

役職名は基本的には文字数で場所を決めます。
4文字以下は、縦書きなら宛名の上、横書きなら宛名の左横となります。
5文字以上の役職名は、縦書きなら宛名の右横で、横書きは宛名の上に書きます。
いずれも大きさは、氏名より小さくして、氏名が一番大きく見えるようにしましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか?書き方ひとつで、封筒の見栄えは一新します。
きちんとマナーを守った封筒を送ることで、その丁寧さが好印象を与えて信頼を築くのです。信頼を得るチャンスがあると思って、一字一句丁寧に書いて届ける様に心掛けましょう。

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